1. Kapsam ve roller

FitByTime, spor ve aktivite işletmelerinin üyelerini, derslerini, paketlerini ve rezervasyonlarını yönetmesine yardımcı olan bir yazılım platformudur. Hizmetin kullanım şekline göre FitByTime teknoloji sağlayıcısı; sisteme üye kaydı oluşturan veya hizmet sunan işletme ise kendi müşteri ve çalışan verileri bakımından ilgili veri sorumlusu veya yetkili taraf olabilir.

İşletmelerin kendi üyelerine sunduğu hizmetler, oluşturduğu kayıtlar ve uyguladığı iç politikalar işletmenin sorumluluğundadır.

2. İşlenebilen bilgiler

Hizmetin kullanılan özelliklerine bağlı olarak aşağıdaki bilgiler işlenebilir:

• Hesap ve iletişim bilgileri: Ad, soyad, e-posta adresi, telefon numarası, kullanıcı rolü ve hesap kimliği.
• İşletme ve üyelik bilgileri: Bağlı işletme veya şube, üyelik/paket bilgileri, kalan kullanım hakkı ve hesap durumu.
• Rezervasyon ve kullanım bilgileri: Ders rezervasyonları, iptaller, yedek liste hareketleri, devam ve işlem geçmişi.
• Teknik bilgiler: IP adresi, cihaz ve işletim sistemi bilgileri, oturum kayıtları, hata ve güvenlik logları.
• Bildirim bilgileri: Push bildirim belirteçleri ve bildirim tercihleri.
• Destek kayıtları: Bizimle veya bağlı işletmeyle paylaşılan destek mesajları ve talepler.
• İsteğe bağlı gelişim bilgileri: İşletme ve eğitmen tarafından kullanılan özelliklere bağlı olarak vücut ölçüleri, ilerleme notları veya benzeri fitness takip bilgileri.

3. Verilerin kullanım amaçları

• Hesap oluşturmak, kimlik doğrulamak ve rol bazlı erişim sağlamak.
• Ders, rezervasyon, yedek liste, paket ve üyelik işlemlerini yürütmek.
• İşletme, eğitmen ve üye arasındaki operasyonel akışı desteklemek.
• Bildirim, duyuru ve işlem geri bildirimlerini iletmek.
• Teknik sorunları tespit etmek, güvenliği sağlamak ve kötüye kullanımı önlemek.
• Destek taleplerini yanıtlamak ve hizmet kalitesini geliştirmek.
• Uygulanabilir yasal yükümlülükleri yerine getirmek.

5. Hizmet sağlayıcılar ve veri paylaşımı

Kişisel veriler reklam amacıyla satılmaz. Hizmetin çalışması için gerekli olduğu ölçüde; barındırma, veritabanı, güvenlik, e-posta, bildirim ve teknik destek hizmeti sağlayan taraflardan yararlanılabilir. Bu sağlayıcılar yalnızca sundukları hizmet için gerekli verilere erişebilir.

Kullanıcının bağlı olduğu işletme, kendi üyelik ve operasyon kayıtlarına rol ve yetkileri kapsamında erişebilir. Ayrıca bilgi; yasal zorunluluk, yetkili makam talebi veya sistem güvenliğinin korunması hâlinde paylaşılabilir.

6. Saklama ve güvenlik

Veriler; hizmetin sunulması, hesap ve işlem geçmişinin yönetilmesi, güvenlik, uyuşmazlık çözümü ve uygulanabilir hukuki yükümlülükler için gerekli süre boyunca saklanır. Süre sona erdiğinde bilgiler silinir, anonimleştirilir veya erişimi sınırlandırılır.

Yetkisiz erişim, kayıp ve kötüye kullanıma karşı uygun teknik ve organizasyonel önlemler uygulanır. Bununla birlikte internet üzerinden hiçbir aktarım veya depolama yöntemi mutlak güvenlik garantisi vermez.

7. Çerezler ve yerel depolama

Web sitesi; dil tercihini hatırlamak, temel işlevleri sağlamak ve güvenli kullanım için tarayıcı yerel depolaması veya zorunlu çerezler kullanabilir. Zorunlu olmayan analiz veya pazarlama teknolojileri devreye alınırsa gerekli bilgilendirme ve tercih mekanizmaları ayrıca sunulur.

8. Tercihleriniz, erişim ve silme talepleri

Uygulanabilir mevzuat ve hizmet ilişkisinin niteliğine göre kişisel verilerinize erişme, yanlış bilgileri düzeltme, işlenmesine itiraz etme veya silinmesini isteme hakkınız olabilir.

FitByTime hesabınızın ve ilişkili verilerin silinmesini talep etmek için kayıtlı e-posta adresinizden info@fitbytime.com adresine başvurabilirsiniz. Talep, hesap güvenliği için kimlik doğrulaması gerektirebilir. Bağlı işletmenin kendi kayıtları veya hukuken saklanması zorunlu bilgiler, ilgili zorunluluk sona erene kadar tutulabilir.

9. Çocukların gizliliği

FitByTime doğrudan çocuklara yönelik bir hizmet olarak tasarlanmamıştır. Reşit olmayan bir kullanıcı adına hesap veya üyelik işlemi yürütülüyorsa gerekli veli/vasi izinlerinin alınması ilgili işletmenin ve hesabı oluşturan tarafın sorumluluğundadır.

10. Politika değişiklikleri

Hizmetler veya yasal gereklilikler değiştiğinde bu politika güncellenebilir. Güncel sürüm bu sayfada yayımlanır ve “Son güncelleme” tarihi değiştirilir. Önemli değişiklikler için uygun kanallardan ek bildirim yapılabilir.

11. İletişim

Gizlilik, hesap veya veri talepleriniz için aşağıdaki kanallardan bize ulaşabilirsiniz:

1. Scope and roles

FitByTime is a software platform that helps sports and activity businesses manage members, classes, packages and bookings. Depending on how the service is used, FitByTime acts as the technology provider, while the business that registers members or provides services may be the relevant controller or authorised party for its customer and staff data.

Each business remains responsible for the services it provides, the records it creates and its own internal policies.

2. Information that may be processed

• Account and contact data: Name, surname, email address, phone number, user role and account identifier.
• Business and membership data: Connected business or branch, membership/package details, remaining usage rights and account status.
• Booking and usage data: Class bookings, cancellations, waiting-list activity, attendance and transaction history.
• Technical data: IP address, device and operating-system information, session records, error and security logs.
• Notification data: Push notification tokens and notification preferences.
• Support records: Support messages and requests shared with us or the connected business.
• Optional progress data: Depending on enabled business or trainer features, body measurements, progress notes or similar fitness tracking information.

3. Why information is used

• To create accounts, authenticate users and provide role-based access.
• To operate classes, bookings, waiting lists, packages and memberships.
• To support operational workflows between businesses, trainers and members.
• To deliver notifications, announcements and transaction feedback.
• To diagnose technical issues, protect security and prevent abuse.
• To respond to support requests and improve service quality.
• To meet applicable legal obligations.

5. Service providers and data sharing

Personal data is not sold for advertising. To the extent necessary to operate the service, we may use providers for hosting, databases, security, email, notifications and technical support. These providers may access only the information required to perform their services.

The business connected to a user may access its own membership and operational records according to assigned roles and permissions. Information may also be disclosed where legally required, requested by an authorised authority or necessary to protect system security.

6. Retention and security

Information is retained for as long as necessary to provide the service, administer account and transaction history, protect security, resolve disputes and meet applicable legal obligations. When no longer required, it is deleted, anonymised or access-restricted.

Appropriate technical and organisational measures are used to reduce unauthorised access, loss and misuse. No internet transmission or storage method can, however, be guaranteed as absolutely secure.

7. Cookies and local storage

The website may use browser local storage or essential cookies to remember language preferences, provide core functions and support secure use. If non-essential analytics or marketing technologies are introduced, additional notice and preference controls will be provided where required.

8. Preferences, access and deletion requests

Depending on applicable law and the nature of the service relationship, you may have rights to access your personal data, correct inaccurate information, object to processing or request deletion.

To request deletion of your FitByTime account and associated data, email info@fitbytime.com from your registered email address. Identity verification may be required for account security. Records controlled by a connected business, or information that must be retained by law, may remain until the applicable obligation ends.

9. Children’s privacy

FitByTime is not designed as a service directed specifically at children. Where an account or membership is managed for a minor, the relevant business and the party creating the account are responsible for obtaining any required parent or guardian permissions.

10. Changes to this policy

This policy may be updated when services or legal requirements change. The current version will be published on this page with a revised “Last updated” date. Material changes may also be communicated through appropriate channels.

11. Contact

For privacy, account or data requests, contact us using the details below: